
การโทรแจ้งนัดหมายกับคนไข้ในคลินิกทันตกรรมต้องมีการวางแผนและใช้ทักษะที่เหมาะสม เพื่อสร้างความประทับใจและความน่าเชื่อถือกับคนไข้ รวมถึงเพิ่มโอกาสในการรักษาความสัมพันธ์ในระยะยาว เทคนิคที่ควรพิจารณามีดังนี้:
1. เตรียมข้อมูลให้พร้อม
- ตรวจสอบข้อมูลนัดหมายของคนไข้ก่อนโทร เช่น ชื่อ-นามสกุล, วันที่-เวลา, รายละเอียดการรักษา
- ทบทวนประวัติการรักษาหรือข้อมูลเฉพาะตัวของคนไข้ เช่น ความกลัวหรือข้อจำกัดทางสุขภาพ เพื่อแสดงความใส่ใจ
2. การเปิดบทสนทนาอย่างสุภาพ
- ใช้คำทักทายอย่างมืออาชีพ เช่น
- “สวัสดีค่ะ/ครับ คุณ [ชื่อคนไข้] ดิฉัน/ผมชื่อ [ชื่อผู้โทร] จากคลินิกทันตกรรม [ชื่อคลินิก] ค่ะ/ครับ”
- แนะนำตัวสั้น ๆ และระบุวัตถุประสงค์การโทร เช่น “วันนี้โทรมาเพื่อแจ้งยืนยันการนัดหมายค่ะ/ครับ”
3. ระบุรายละเอียดนัดหมายชัดเจน
- แจ้งข้อมูลนัดหมายที่ครบถ้วน เช่น
- วันที่: วัน/เดือน/ปี
- เวลา: ช่วงเวลา และระยะเวลาที่ต้องเผื่อไว้
- ขั้นตอน: บอกลักษณะการรักษาที่จะทำ เช่น ขูดหินปูน, อุดฟัน, ตรวจสุขภาพฟัน
- “คุณ [ชื่อคนไข้] มีนัดหมายกับคุณหมอ [ชื่อหมอ] ในวันที่ 10 ธันวาคม เวลา 14:30 น. เพื่ออุดฟันค่ะ/ครับ”
4. สอบถามเพื่อยืนยัน
- ตรวจสอบว่าคนไข้สามารถมาตามนัดได้หรือไม่:
- “รบกวนสอบถามค่ะ/ครับ คุณ [ชื่อคนไข้] สะดวกมาตามนัดหมายนี้หรือไม่คะ/ครับ?”
- หากคนไข้ไม่สะดวก ให้ช่วยหาวัน-เวลาที่เหมาะสมใหม่ พร้อมอัปเดตในระบบ
5. ให้ข้อมูลเพิ่มเติมหรือคำแนะนำ
- แจ้งคำแนะนำที่จำเป็น เช่น
- “กรุณามาก่อนเวลานัดหมาย 10 นาที เพื่อทำประวัติค่ะ/ครับ”
- “หากมีอาการปวดหรือข้อสงสัยก่อนนัดหมาย สามารถโทรมาสอบถามได้นะคะ/ครับ”
6. สร้างความมั่นใจ
- ยืนยันความพร้อมของคลินิกและแสดงความใส่ใจ เช่น
- “คลินิกของเราพร้อมดูแลอย่างดีที่สุดค่ะ/ครับ”
- “หากมีการเปลี่ยนแปลงเราจะรีบแจ้งให้ทราบทันทีค่ะ/ครับ”
7. สรุปและปิดการสนทนาอย่างสุภาพ
- สรุปข้อมูลสำคัญอีกครั้ง:
- “ขอทวนอีกครั้งนะคะ/ครับ นัดหมายคือ วันที่ 10 ธันวาคม เวลา 14:30 น. นะคะ/ครับ”
- ปิดท้ายด้วยคำขอบคุณและทักทายสุภาพ เช่น
- “ขอบคุณมากค่ะ/ครับ แล้วพบกันนะคะ/ครับ สวัสดีค่ะ/ครับ”
ข้อควรระวัง
1.รักษาน้ำเสียงที่สุภาพและเป็นมิตร
- หลีกเลี่ยงน้ำเสียงเร่งรีบหรือไม่สนใจ เพื่อให้คนไข้รู้สึกถึงความเอาใจใส่
2.หลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์ทางเทคนิคมากเกินไป
- ใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายและชัดเจน
3.เวลาในการโทร
- โทรในเวลาที่เหมาะสม เช่น เวลาทำการปกติ และหลีกเลี่ยงช่วงเช้าเกินไปหรือเย็นเกินไป
4.จัดการปัญหาอย่างนุ่มนวล
- หากคนไข้ไม่พอใจหรือมีคำถาม ให้รับฟังและหาทางแก้ไขอย่างมืออาชีพ
เทคนิคเหล่านี้จะช่วยให้การโทรแจ้งนัดหมายเป็นไปอย่างราบรื่น เพิ่มโอกาสที่คนไข้จะมาตามนัด และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในระยะยาวกับคนไข้ค่ะ/ครับ